domingo, 10 de noviembre de 2013

10 trucos para sacar todo el partido a las 24 horas del día


Tempus fugit
, o el “tiempo vuela”, es una expresión latina que nos recuerda la velocidad con la que pasa el tiempo sin que seamos conscientes de ello. Otra locución en latín, “carpe diem” (es decir, “atrapa el día”) fue acuñada por el poeta Horacio para recordarnos aquella máxima de “vive cada momento como si fuese el último”.

Complicado resulta seguir dicho consejo en un mundo en el que los estímulos que demandan nuestra atención son incesables y nos distraen constantemente de lo que resulta realmente importante. Por eso, seguir determinados consejos que nos ayuden a manejar el tiempo que tenemos en las manos (que, en el fondo, es de lo poco que tenemos realmente en esta vida) puede ayudarnos no únicamente a ser más productivos, sino también a hacer más felices a los que nos rodean, como son nuestra pareja, nuestra familia o nuestros amigos.

  • Planifícate

Parece un consejo obvio, pero cuando el estrés nos atenaza y sentimos que tenemos que hacer miles de cosas cada día, se trata de una de las cosas de las que prescindimos en primer lugar. Mal hecho: dedicarcinco o diez minutos a ordenar lo que vamos a hacer durante el día, a la larga puede ahorrarnos mucho tiempo gastado en vano.

  • Deja huecos libres

En principio, si tantas cosas tenemos que hacer, lo mejor será apretar nuestra agenda y no dejar ni un minuto libre, ¿no? Pues no. Debemos descansar de vez en cuando –está demostrado que ayuda de manera positiva a la concentración–, y también, permitirnos cierta flexibilidad en nuestro horario. Si llenamos tanto este que no nos dé margen al error, solamente conseguiremos sentirnos aún más estresados al ver que no podemos cumplir con todos los compromisos.

  • Sigue la regla del 80/20

Es una de las viejas máximas del management, que afirma que con tan sólo el 20% de las actividades podemos obtener el 80% de nuestros resultados a lo largo del día. En otras palabras, si nos centramos en ese pequeño pero importante porcentaje de tareas a cumplir, habremos avanzado más que si nos detenemos en lo accesorio.

  • Separa el tiempo de las citas del tiempo discrecional

Diversos expertos en organización del tiempo nos recuerdan que, a lo largo de nuestra jornada laboral, hay dos clases de tiempo, el tiempo de cita y el tiempo discrecional. El primero es aquel que, a la fuerza, nos obliga a estar en un lugar a una hora determinada (por ejemplo, si tenemos una comida o una reunión, o si hemos de acudir a un evento); el segundo es aquel en el cual somos nosotros los organizadores, siempre y cuando no haya nada que nos interfiera. El primero es sagrado, el segundo es nuestro.

  • Termina las cosas que empiezas

El célebre multitasking, o querer hacerlo todo a la vez, causa el efecto completamente contrario al que persigue: no sólo no tachamos tareas de nuestra lista con una mayor velocidad, sino que debido a que no nos concentramos, los resultados son peores. Resulta más eficiente completar cada actividad para poder eliminarla de nuestra mente y poder pasar a otra cosa.

  • Estar ocupado no es ser productivo

Otra máxima en apariencia contradictoria pero bastante certera: en ocasiones pasamos el día llevando a cabo actividades accesorias que nos distraen de lo verdaderamente importante. En muchos casos, esas personas estresadas que se mueven de un sitio a otro con un café en la mano y que no parecen capaces de concentrarse en ninguna conversación no son gente que tengan la cabeza ocupada con grandes ideas, sino personas distraídas que creen que el movimiento perpetuo les llevará a algún lugar, aunque no sea así.

  • Clasifica, clasifica y clasifica

Si pasamos cuatro horas fuera de la oficina, es posible que a la vuelta tengamos cien correos electrónicos por leer. Echar un vistazo a todos ellos nos puede llevar media hora, por lo que crear etiquetas que clasifiquen los correos según su importancia o el ámbito de su tarea puede ahorrarnos bastante tiempo. Algo semejante puede aplicarse a otras circunstancias de la vida, como la clasificación de las tareas o de las llamadas a realizar a lo largo de un día.

  • Aprovecha la mañana

Ya se sabe que hay quien rinde mejor por la tarde y por la noche que por la mañana, pero hasta que el horario de oficina comience a las cuatro de la tarde, es a primer ahora del día cuando tendremos que organizarnos. Si podemos realizar las tareas más importantes de la jornada antes del mediodía, tendremos mucho ganado, y la pereza de la sobremesa (la hora menos productiva del día) no podrá con nosotros.

  • No dejes que los demás organicen tu día

Hay citas que son ineludibles, pero dejando aparte estas, resulta importante hacer comprender a los que nos rodean (sean compañeros o familia) que debemos aprovechar el tiempo y ello nos hace que no estemos siempre disponibles para ellos. Eso quiere decir que quizá no debamos decir que “sí” cada vez que un colega nos propone ir a tomar un café, o dejar para otro momento esa conversación pendiente con un amigo. Al principio puede parecer duro, pero si logramos trazar las fronteras para que no nos molesten, terminaremos aprovechando mejor el tiempo en el trabajo y en el hogar.

  • Ignora el correo electrónico, el WhatsApp y el teléfono

Todos hemos vivido esa situación en la que mientras estamos concentrados trabajando vemos cómo nos entra un correo a la bandeja de entrada del mail, el móvil vibra anunciando que ha llegado un nuevo mensaje y, de repente, el teléfono se pone a sonar. Si paramos para contestar a las tres cosas al momento, seguramente pasaremos quince minutos sin hacer nada de provecho. Cierto es que algunas cosas no pueden esperar, pero si malacostumbramos a nuestros compañeros a estar siempre disponibles para ellos, quizá no podamos ponernos a hacer lo que de verdad debemos hacer hasta las nueve de la noche.


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